Kosten in Wertkategorien aufspalten – Der zweite Schritt, um Verschwendung sichtbar zu machen
Sind im ersten Schritt die Kostenkategorien definiert, müssen nun die angefallenen (oder zukünftigen) Kosten hinsichtlich dieser Kategorien bewertet werden. D.h. der gesamte Ressourceneinsatz bzw. das Kapazitätsangebot einer Zeitperiode (z. B. Schicht, Woche, Quartal) muss anhand zu entwickelnder Kriterien in die unterschiedlichen Wertkategorien aufgeteilt werden.
Wie mache ich das? Das hängt zunächst von der jeweiligen Ressource bzw. Kostenart und wiederum dem Unternehmen selbst ab. Gemäß der 80/20 Regel greift man sich die wichtigsten Kostenarten heraus. Das dürften in Industriebetrieben vor allem Personalausgaben, Material- und Anlagenkosten sein.
Bei den Materialkosten gilt es zu prüfen, welche Wertkategorien anfallen können. So kann der Materialeinsatz gemäß der Stückliste zur Kategorie Wertschöpfung zählen. Anfahrverluste stellen bspw. notwendig indirekten Ressourceneinsatz dar. Der Ausschuss fällt in die Kategorie Verschwendung, genauso wie eine Überproduktion. Auch hier gilt es, die Unternehmensstrategie und -situation bei der Definition der Wertkategorien zu berücksichtigen.
Bei den Personalausgaben muss zunächst das gesamte Kapazitätsangebot in einer ursprünglichen Größe (z. B. Stunden) beurteilt werden. Der Schlüssel zur Kapazitätsaufteilung in die Wertkategorien liegt hier in den Tätigkeiten der Mitarbeiter. Diese werden für die jeweiligen Unternehmensbereiche (z. B. Montage, Logistik, Vertrieb) gesammelt und schließlich den Wertkategorien zugewiesen. Und das unabhängig davon, ob man in der Produktion oder in administrativen Bereichen unterwegs ist. Je mehr Daten zu Prozessen oder Tätigkeiten vorhanden sind, desto automatisierter kann die Kapazität aufgespalten werden.
Dass manche Tätigkeiten oder Ressourcen nicht völlig trennscharf einer Kategorie zuzuordnen sind, ist ebenso natürlich wie unproblematisch, solange die ca. 70 – 80 % des Kapazitätsangebots zugewiesen werden können. Wichtig ist eine interdisziplinäre Sichtweise in der Zuordnung, die individuelle Ansichten kritisch prüft.
Daten nutzen, um Verschwendung zu erkennen
Sind die Rahmenbedingungen geklärt, d. h. Wertkategorien definiert und Tätigkeiten/Ressourceneinsatz zugewiesen, muss das System mit Daten gefüllt werden. Ziel ist die Aufspaltung des Ressourceneinsatzes gemäß der vorher definierten Logik. Dazu bedarf es in der Regel mehrerer Datenquellen und Datenschnittstellen.
Daten wird im ERP-System liegen (u. a. Mengen oder Zeiten zu Aufträgen oder Prozessen), ein anderer Teil in Aufschreibungen vor Ort oder vielleicht im persönlichen Outlook-Kalender. Die dort vorhandenen Informationen helfen, den Ressourceneinsatz hinsichtlich der Wertkategorien zu bewerten und kritisch zu hinterfragen.
Ein Teil der Und schließlich können damit auch die Gesamtkosten bzgl. der Tätigkeiten und Wertkategorien aufgespalten werden. Für diesen Aspekt ist eine gewisse Ähnlichkeit zur Prozesskostenrechnung/-analyse gegeben. Dabei ist es auch wichtig eine gewisse Unschärfe zuzulassen: Es kommt hier nicht auf den letzten Euro oder die einzelne Minute an. Genauigkeit ist hier weniger wichtig als Richtigkeit der generellen Aussage!
Das hört sich nach viel Arbeit an. Im Zeitalter der Digitalisierung, Vernetzung, Datenbanken und Process Mining ist das aber kein Hexenwerk mehr. Die anfallenden Daten können helfen Verschwendung sichtbar zu machen und in Euro zu messen. Und final Prozesse zu verbessern, um profitabler zu werden.
Zum Abschluss folgende Frage an Sie: Welche Daten nutzen Sie schon, um Verschwendung aufzudecken und in Euro zu messen?
Wenn Sie sich über diese Frage austauschen wollen, dann vereinbaren Sie ein Gespräch mit mir über diesen Link oder schicken Sie mir eine Nachricht auf LinkedIn!
